Jan 8, 2012 - Tugas Kuliah Ku    No Comments

ApLikasi Manajemen ProYek & Aplikasi Manajemen Resiko

PENGERTIAN PROYEK

Proyek merupakan suatu tugas yang perlu dirumuskan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara kongkrit serta harus diselesaikan dalam suatu periode tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang biasanya digunakan.

MACAM-MACAM PROYEK :

Menurut R.D Achibalt (1976), macam-macam proyek adalah sebagai berikut :

1. Proyek Kapital (Modal)

Meliputi : pembebasan tanah, pembelian material dan peralatan, desain mesin, dan kostruksi guna pembangunan instalasi pabrik baru.

2. Proyek pengembangan produk baru adalah kegiatan untuk menciptakan produk baru yang biasanya merupakan gabungan antara proyek kapital dan proyek riset dan pengembangan.

Contoh : penemuan alat elektronik karaoke.

3. Proyek penelitian dan pengembangan berupa kegiatan untuk melakukan penelitian dengan sasaran yang ditentukan.

4. Proyek sistem informasi adalah kegiatan yang sifatnya spesifik dengan mempergunakan alat-alat pemrosesan data (data processing personal dan alat-alat lainnya).

5. Proyek yang berkaitan dengan manajemen : perusahaan merancang reorganisasi, perusahaan merancang program efisiensi, dan penghematan merancang diversifikasi.

MANAJEMEN PROYEK

Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan.

Alasan pemilihan manajemen proyek adalah :

  1. Tingkat kesulitan dalam tugas-tugas yang diperintahkan meningkat.
  2. Cepatnya perkembangan teori maupun praktek.
  3. Biaya meningkat, lamanya bisa dipakai suatu barang menurun dan hilangnya nilai suatu barang.
  4. Risiko-risiko dan biaya-biaya proyek di masa datang dapat turun.

Contoh manajemen proyek diantaranya adalah : membangun sebuah stadion sepak bola, megelola penelitian berskala besar, melaksanakan pembedahan transplantasi organ tubuh, memasang lintas produksi, atau berjuang mendapatkan ijazah strata satu di suatu perguruan tinggi.

Konsep Manajemen Proyek :

Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek. Pentingnya faktor manusia dinyatakan dalam model kematangan kemampuan manajement manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier, organisasi dan rancangan kerja serta pengembangan tim.

Dasar-Dasar Organisasional :

Organisasi adalah sistem yang saling mempengaruhi dan salaing bekerja sama antara orang yang satu dengan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen yaitu :

1. orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi tersebut.

2. tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

3. posisi, setiap orang yang ada dalam suatu organisasi akan menempati posisi atau kedudukannya masing-masing.

4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut mempunyai pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan posisinya.

5. teknologi, untuk mencapai tujuan organisasi membutuhkan teknologi untuk membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi.

6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut.

7. lingkungan luar, merupakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi.

Prinsip-prinsip organisasi adalah nilai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsip yang ada dalam organisasi meliputi :

1. Tujuan organisasi yang jelas

2. Tugas yang dilakukan harus jelas

3. Pembagian tugas yang adil

4. Penempatan posisi yang tepat

5. Adanya koordinasi dan integrasi

Manajemen dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas (strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya bekerja sama dalam mencapai tujuan dan sasaran.

1. Manajemen tingkat bawah (operasional)

  • Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila diterapkan dengan benar.
  • Manajer operasi adalah pembuat keputusan yang pekerjaannya lebih jelas sehingga dapat mempengaruhi implementasi dalam jadwal kerja, kontrol inventaris, penerimaan, dan pengontrolan proses-proses seperti produksi.
  • Manajer operasi membutuhkan informasi internal yang repetitif, dan sangat tergantung pada informasi yang memuat tentang kinerja terbaru dan merupakan pengguna on-line terbesar, sumberdaya-sumberdaya informasi real-time.

2. Manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial)

  • Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa dialokasikan dengan baik untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasional, dan meramalkan kebutuhan-kebutuhan sumberdaya dimasa datang untukmeminimalkan problem-problem pegawai yang dapat membahayakan produktivitas.
  • Manajer tingkat menengah sangat tergantung pada informasi internal dan membutuhkan sangat besar informasi real- time agar dapat melakukan pengontrolan dengan tepat dan informasi terbaru atas kinerja yang diukur sesuai standar.

3. Manajemen tingkat atas (strategik)

  • Manajer strategik membuat keputusan-keputusan yang akan membimbing manajer operasional dan manajer tingkat menengah.
  • Manajer strategik bekerja di lingkungan pembuat keputusan yang sangat tidak pasti. Membutuhkan informasi yang bersifat strategis, karena tugas kesehariannya adalah pengarahan dan perencanaan.
  • Informasi yang strategis diperlukan untuk menilai tingkat keberhasilan organisasi menjalankan tugas dan tujuan organisasi.
  • Membutuhkan informasi internal (agar bisa beradaptasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi dengan cepat) dan informasi eksternal (untuk mengetahui peraturan pemerintah,kebijakan perekonomian, kondisi pasar dan strategi perusahaan-perusahaan pesaing).

Kebijakan dan Perencanaan Proyek Sistem Informasi :

Suatu sistem informasi dapat dikembangkan karena adanya kebijakan dan perencanaan telebih dahulu. Tanpa adanya perencanaan sistem yang baik, pengembangan sistem tidak akan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Tanpa adanya kebijakan pengembangan sistem oleh manajemen puncak, maka pengembangan sistem tidak akan mendapat dukungan dari manajemen puncak tersebut.

Kebijakan Sistem

Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah) perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang (periode sampai 5 tahun).

Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.

Proses Perencanaan Sistem

Proses perencanaan sistem dapat dikelompokkan dalam tiga proses utama, yaitu :

1. Merencanakan proyek-proyek sistem

Tahapan proses perencanaan sistem yaitu :

  • Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan.
  • Mengidentifikasi proyek-proyek sistem.
  • Menetapkan sasaran proyek-proyek sistem.
  • Menetapkan kendala proyek-proyek sistem (mis. Batasan biaya, waktu, umur ekonomis, peraturan yang berlaku).
  • Menetukan prioritas proyek-proyek sistem.
  • Membuat laporan perencanaan sistem.
  • Meminta persetujuan manajemen.

2. Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan

Persiapan ini meliputi :

  • Menunjuk team analis (dapat berasal dari departemen pengembangan yang ada atau dari luar perusahaan (konsultan).
  • Mengumumkan proyek pengembangan system.

3. Mendefinisikan proyek-proyek sistem yang dikembangkan

Melakukan studi untuk mencari alternatif pemecahan terbaik yang paling layak untuk dikembangkan.

Tahapan yang dilakukan yaitu :

  • Mengidentifikasi kembali ruang lingkup dan sasaran proyek system.
  • Melakukan studi kelayakan.
  • Menilai kelayakan proyek system.
  • Membuat usulan proyek system.
  • Meminta persetujuan manajemen.

Perkiraan Proyek Sistem Informasi

Sekarang biaya merupakan elemen yang paling penting dan mahal dalam pengembangan sistem berbasis komputer. Perkiraan biaya yang salah atau kurang tepat dapat mengurangi keuntungan atau malah kerugian.

Perkiraan biaya sistem informasi dan usaha tidak dapat dihitung dengan tepat, karena banyak variabel (manusia, teknikal, lingkungan) yang mempengaruhinya.

Untuk mencapai perkiraan biaya dan usah yang dapat diandalkan, digunakan pilihan sebagai berikut :

  • Memperkirakan waktu yang paling lama dari pengerjaan proyek.
  • Perkiraan berdasarkan pada proyek yang sama.
  • Menggunakan teknik dekomposis.
  • Menggunakan satu atau lebih model empiris.

Memperkirakan waktu untuk menyelesaikan setiap kegiatan merupakan bagian yang paling sulit, untuk itu butuh pengalaman dalam memperkirakan waktu yang diperlukan. Penjadwalan tugas-tugas (kegiatan) dapat menggunakan :

1. Grafik Gantt

Merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas (kegiatan) dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan panjang relatif tugas-tugas yang dikerjakan.

2. Diagram PERT (Program Evaluation and Review Techniques)

Suatu program (proyek) diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuan-kemajuan saat proyek telah dijalankan.

Diagram PERT lebih baik dari Gantt, karena :

1. Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas.

2. Mudah mengidentifikasi jalur kritis dan kegiatan-kegiatan kritis.

3. Mudah menentukan waktu kendur.

4. Penjadwalan proyek berbasis komputer.

Menggunakan PC untuk membuat jadwal proyek lebih praktis dan menguntungkan. Contoh program penjadwalan yaitu Ms Project, Symantec’s Timeline dan Computer Associates’ CA-Super Project.

Proses pengembangan sistem informasi (PL) dikembangkan oleh pelaku-pelaku yang dapat dikatagorikan dalam 5 kelompok :

1. Manajer senior, yang bertugas mendefinisikan permasalahan-permasalahan bisnis dan sangat berpengaruh pada proyek tersebut.

2. Manajer proyek (teknik), yang merencanakan, memotivasi, mengorganisasi dan mengontrol orang-orang yang bekerja dalam proyek tersebut (praktisi).

3. Praktisi, adalah orang yang mempunyai kemampuan teknis yang dibutuhkan untuk mendapatkan produk sistem informasi (program aplikasi).

4. Pelanggan, adalah orang yang membutuhkan sistem informasi (PL) tersebut.

5. Pengguna akhir, orang yang berinteraksi dengan sistem informasi (PL) yang dikaitkan dengan penggunaan produk.

Sedangkan contoh Manajemen Proyek antara lain:

  1. Proyek pembuatan Robot
  2. Proyek Pembuatan Website
  3. Proyek Pembuatan Software
  4. Proyek Pembuatan Aplikasi
  5. dsb

PROYEK PEMBUATAN SOFTWARE

Proses pembuatan software tidak cukup hanya dikerjakan dalam waktu beberapa hari saja. Ada beberapa tahapan yang harus dilalui dalam proses pembuatan software. Setiap tahapan bisa memerlukan waktu cukup lama, bisa satu bulan, dua bulan, atau bahkan satu tahun. Tahapan-tahapan itu yaitu : requirement (perencanaan dan analisa), design (pembuatan), dan testing (pengujian dan pemeliharaan). Setiap tahapan yang dilalui terdapat beberapa permasalahan-permasalahan yang timbul.

Pada permasalahan ini akan dibahas beberapa permasalahan yang timbul dengan studi kasus pembuatan software Sistem Informasi Akademik dan juga akan dibahas solusi yang dapat diambil untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut. Pembahasan permasalahan ini dibagi dalam setiap tahapan pembuatan software.

Tahap Requirement

Pada tahap ini, kegiatan yamg paling banyak dilakukan adalah dengan melakukan interaksi dengan user. Permasalahan dalam proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :

  • Permasalahan spesifikasi kebutuhan

Kebutuhan akan fitur dan report yang diinginkan sering kali tidak sesuai dengan sistem yang ada. Misalnya pada sistem Informasi Akademik, user menginginkan report pembayaran SPP, sedangkan sistem ini hanya mengenai masalah akademik perkuliahan.

  • Ketidak sepahaman sistem antara developer dan user

Seringkali antara developer dan user dikarenakan perbedaan pemahaman, terjadi ketidak sepahaman mengenai alur Sistem Informasi Akademik, misalnya alur mulai dari mahasiswa bayar SPP, daftar ulang, pengisian FRS, proses perkuliahan sampai nilai akhir UAS keluar.

  • Metode analisa sistem

Metode analisa sistem yang digunakan oleh developer tidak sesuai dengan kondisi/ behaviour user.

Tahap Design

Pada tahap ini, merupakan tahap yang dilakukan oleh developer. Permasalahan dalam proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :

  • Metode pembuatan software

Metode dan tools yang digunakan hasilnya tidak optimal, sesuai dengan keinginan user.

  • Organisasi pembuatan software

Tidak adanya koordinasi pada saat proses pembuatan software, sehingga terjadi modul-modul yang tidak dapat digabungkan. Misalnya tidak sesuainya nama tabel, field, atau tipe data yang digunakan.

Tahap Testing

Pada tahap ini, merupakan tahap pengujian software yang dilakukan antara developer dan user, dan diakhiri dengan pemeliharaan software. Permasalahan dalam proses pembuatan software yang dapat timbul pada tahap ini adalah :

  • Perubahan regulasi sistem

Adanya perubahan regulasi sistem, misalnya perubahan evaluasi penilaian dari 5 tingkat penilaian (A, B, C, D, E) menjadi 7 tingkat penilaian (A, AB, B, BC, C, D, E). Hal ini menyebabkan perubahan tabel dan fieldnya.

  • Ketidaksesuaian keinginan user dengan software yang telah dibuat

Pengujian software yang dilakukan antara user dan developer tidak memenuhi keinginan user.

  • Tidak adanya Risk Management

Hal ini menyebabkan tidak ada langkah-langkah yang akan dilakukan apabila terjadi revisi ataupun pada masa garansi/ maintenance.

Untuk mengatasi beberapa permasalahan tersebut diatas, perlu dilakukan analisa untuk mendapat solusinya. Ada beberapa solusi yang dapat diambil, antara lain :

o        Membuat dokumen kontrak antara developer dan user sebelum proses pembuatan software.

o        Perlu adanya assessment pada saat survey data, wawancara, ataupun analisa data. Assessment ini ditandangani kedua belah pihak, user dan developer.

o        Menggunakan requirement tool untuk proses requirement sehingga dapat dihasilkan requirement yang sesuai dengan kebutuhan user.

o        Menentukan Proces Model yang akan digunakan pada awal proses pembuatan software, dapat menggunakan waterfall model, RAD model, spiral model, atau model lainnya.

o        Membuat project management pada proses pembuatan software dengan dikoordinasi seorang penanggung jawab.

o        Menentukan software programming untuk semua modul yang akan dibuat, termasuk tabel, relasi, dan struktur data.

o        Membuat dokumen Berita Acara Pengujian Software sehingga dapat dinilai tingkat kepuasaan user terhadap software yang telah dibuat.

o        Developer melakukan evaluasi total setiap selesai pembuatan software sebelum pengujian.

Solusi yang lain secara teknis adalah membuat software Sistem Informasi Akademik yang dinamis, dimana user dapat melakukan update sistem secara mandiri dan berkala tanpa perlu berhubungan dengan developer kembali. Misalnya, membuat perubahan evaluasi penilaian, evaluasi absensi, aturan penilaian, perubahan kurikulum, dan sebagainya. Tetapi untuk membuat software Sistem Informasi Akademis yang dinamis tersebut memerlukan waktu yang tidak sedikit dan juga membutuhkan biaya yang cukup besar.

Maka hal yang paling penting dilakukan dalam proses pembuatan software Sistem Informasi Akademik adalah komunikasi yang intensif dan efektif antara user dan developer, baik itu pada tahap requirement, design, maupun testing. Dengan adanya komunikasi yang intensif dan efektif tersebut maka dapat diketahui sampai seberapa jauh software dinamis yang dibutuhkan oleh user. Sehingga tingkat kepuasan user dapat terjaga.

Sumber Referensi :

Armaini Akhirson Karaini, Pengantar Manajemen Proyek, Universitas Gunadarma, Jakarta, 1994.

Leave a Reply